Uno de los principales retos que plantea la comunicación escrita, o aquella en la que no tenemos la posibilidad de ser escuchados o vistos por nuestro interlocutor; es que no podemos hacer uso de muchos elementos que nutren el mensaje que estamos enviando, como: gestos, miradas, postura corporal, velocidad al hablar, entonación, en otras palabras la llamada comunicación no verbal y corremos el riesgo de no lograr una comunicación efectiva en la que el emisor y receptor interpreten el mismo significado.

 

El investigador y profesor Emérito de la Universidad de California, Albert Mehrabian, descompuso en porcentajes el impacto de un mensaje, según su trabajo el: 7% es verbal, 38% vocal (tono, matices y otras características) y un 55% señales y gestos.

 

Se define tanto en el acto de emitir comunicados por escrito, como al leerlos atentamente. Actualmente, muchas las interacciones globales de servicio al cliente empiezan por internet, lo que significa que la comunicación efectiva por escrito tiene un rol fundamental en cualquier empresa. Por lo tanto, sea para correos electrónicos, informes o chatbots, debes asegurarte de que mantienes un intercambio optimizado.

 

Entonces ¿Qué hacer para lograr una comunicación efectiva en la que el mensaje compartido se reciba y comprenda sin alterar su objetivo final; como decíamos anteriormente, en que el emisor y el receptor interpreten el mismo significado?

 

  • Entender el contexto del receptor: teniendo en cuenta el entorno laboral, socio cultural y hasta el momento emocional que vive nuestro interlocutor y qué connotación podría tener en su entorno el mensaje que estamos a punto de compartir.

Pensemos qué pasará si enviamos un mensaje por whatsapp diciendo: “debemos comprar la fresa hoy” al personal de un restaurante y qué sucederá si hacemos lo mismo en un consultorio odontológico.

 

  • Usa palabras y expresiones que el receptor del mensaje pueda comprender y no den lugar a ambigüedades. Escribir “Envíame el informe ahora” puede generar una acción no esperada por parte del receptor.

 

Como se compone la comunicación

  • Cuando el contenido es escrito asegúrate de que la ortografía, la gramática y la puntuación estén correctas; errores de este tipo provocan distracciones y pueden causar una mala interpretación.

En mensajes vía computadoras o móviles, tanto la estructura del texto como la fuente, el tamaño y el color de la letra deben ser elegidos con cuidado, de modo que no se conviertan en distractores del mensaje.

 

  • Haz uso de emojis o emoticonos: vale la pena aclarar en este momento que el emoji es la imagen que se usa para representar un objeto, una idea, o una emoción; el emoticono es un conjunto de caracteres que se usa para representar una expresión facial.

Hacer uso de estos elementos genera en nuestro cerebro reacciones similares a las generadas cuando vemos un rostro humano: “ los emoticonos se procesan en sitios occipitotemporales de manera similar a las caras debido a su configuración familiar”1

Si vas a usar emojis, gifs o stickers, asegúrate que el receptor les dará el mismo significado y no se prestan para ambigüedades.

 

  • Organiza tus ideas antes de enviar el mensaje tratando de seguir estos tips:

Qué debe hacer el receptor en la primera o segunda frase.
Por qué se envia.
Cómo hacer
Trata de ser empático.

 

  • Resalta: ideas importantes, citas, dando formato al texto con elementos como: negrita, cursiva o subrayados.

 

  • Lee el mensaje en voz alta antes de enviarlo.

 

Siguiendo estos simples consejos podrás mejorar el efecto que tus comunicaciones tendrán en tus receptores y lograr una comunicación efectiva.

Referencias:

  1. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/17470919.2013.873737?journalCode=psns20&
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